Trang Chính
Kỹ năng sử dụng điện thoại nơi công sở
Điện
thoại là một trong những công cụ làm việc quan trọng không thể thiếu
nơi công sở. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sử dụng chúng đúng cách
và hiệu quả.
Dưới đây là 10 điều bạn nên lưu ý khi sử dụng điện thoại:
1. Nói năng lịch sự và phát âm chuẩn
Những
từ ngữ như: "Xin vui lòng", "Cảm ơn"… không những làm cuộc nói chuyện
trở nên lịch sự hơn mà còn giúp bạn dễ chiếm được thiện cảm của người
bên kia đầu dây hơn.
Ngoài ra, bạn cũng cần chú ý không nói lớn hoặc quát to trong điện thoại trong mọi tình huống.
2. Giọng nói chân thành
Nếu
sử dụng từ ngữ lịch sự nhưng giọng nói cáu bẳn hoặc “chanh chua”, chắc
chắn bạn không thể tạo được thiện cảm với người nghe. Hãy thể hiện cho
người nghe cảm thấy bạn thật sự rất quan tâm cuộc nói chuyện này và
đang cố lắng nghe để hiểu vấn đề và giúp họ tìm cách giải quyết.
3. Không ra lệnh
Thay
vì nói “Tôi cần nói chuyện với ông A ngay bây giờ”, bạn nên nói “Xin
cho hỏi ông A hiện có ở đó không? Tôi có thể nói chuyện với ông ấy bây
giờ không?”.
4. Cư xử chuyên nghiệp và khéo léo
Bạn
tuyệt đối không sử dụng những từ ngữ mang nghĩa tiêu cực và có ý phán
xét với người nghe. Tùy thuộc vào đối tượng gọi đến và mối quan hệ của
họ với công ty, bạn cần có những cách ứng xử ngoại giao khác nhau và
phù hợp.
5. Kiềm chế cảm xúc
Để
tránh gặp những trường hợp khiến bạn dễ mất kiểm soát, hãy đọc một số
loại sách về cách giải quyết các mâu thuẫn và phàn nàn thường gặp.
6. Luôn nhớ bạn là bộ mặt của công ty
Nên
nhớ mỗi khi nhấc điện thoại lên thì bạn sẽ nói chuyện với tư cách là
người đại diện công ty chứ không phải với tư cách cá nhân. Do đó hãy
tập trung vào cuộc nói chuyện, lắng nghe những nhu cầu hoặc phàn nàn
của người nói để họ có cảm giác được quan tâm và cảm thấy hài lòng về
công ty bạn.
7. Tìm chỗ ngồi khi nói chuyện
Tìm
chỗ ngồi thoải mái để đề phòng những cuộc điện thoại có thể kéo dài.
Ngoài ra bạn nên chuẩn bị sẵn giấy và bút bên cạnh để có thể ghi chép
lại những điều cần thiết.
8. Không nên làm việc khác khi đang nghe điện thoại
Bạn
không nên làm nhiều việc cùng một lúc như vừa nghe điện thoại vừa trả
lời thư điện tử. Không ai thích khi đang nói chuyện và nghe thấy tiếng
gõ bàn phím ở bên kia đầu dây, họ sẽ cảm thấy họ không được coi trọng
và chắc chắn sẽ không muốn tiếp tục câu chuyện nữa.
9. Ngắt lời đúng lúc
Có
nhiều trường hợp khách hàng gọi điện đến và phàn nàn, kể lể liên tục mà
không cho bạn một giây nào để giải thích. Khi đó hãy yêu cầu họ một
cách lịch sự để họ có thể tập trung vào vấn đề cốt lõi để cả hai bên
đều không mất thời gian.
10. Nói rõ ràng và ngắn gọn
Khi
trả lời, giải thích về những chính sách, thủ tục của công ty cũng như
khi gọi điện tới công ty khác để yêu cầu giải thích vấn đề gì, hãy nói
một cách ngắn gọn và rõ ràng. Bạn nên tránh nói dài dòng dễ dẫn đến lạc
đề và có thể gây hiểu lầm cho người nghe.
(Theo Tuổi Trẻ)
