100 điều doanh nhân trẻ cần biết - Phần 14: Bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn

66. Dưới đây là bốn vấn đề bạn cần suy tính:

Những chính sách bảo hiểm kinh doanh và kế hoạch tái xây dựng luôn rất cần thiết đối với công ty của bạn. Mặc dù chi phí dành cho bảo hiểm thiên tai có thể khá tốn kém, nhưng nó rất đáng để bạn quan tâm.

- Sao lưu những tài liệu, giấy tờ quan trọng như hợp đồng với khách hàng, thông tin về nhân viên và các văn bản pháp lý, sau đó giữ chúng ở những địa điểm an toàn. Bạn nên kiểm tra định kỳ các hồ sơ này.

- Đảm bảo rằng các nhà cung cấp, đối tác kinh doanh của bạn cũng có một kế hoạch đề phòng thiên tai giống như bạn. Bạn chắc không muốn hoạt động kinh doanh của bạn bị ảnh hưởng nặng nề chỉ vì một trong số các nhà cung cấp không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

67. Sự thư thái tinh thần:

Sẽ rất phiêu lưu nếu bạn điều hành kinh doanh mà không có bất cứ loại hình bảo hiểm nào. Nhưng bạn cần bắt đầu từ đâu và như thế nào?

- Tìm kiếm một đại lý bảo hiểm. Việc trò chuyện một đại lý bảo hiểm có thể giúp bạn xác định được chính xác bạn cần đặt ưu tiên hàng đầu cho kế hoạch bảo hiểm như thế nào. Lời khuyên của các chuyên gia tư vấn bảo hiểm luôn rất hữu ích.

- Các loại hình bảo hiểm. Sau khi tìm được một đại lý bảo hiểm, bạn hãy bàn bạc với họ về loại hình bảo hiểm cần thiết cho bạn. Đó có thể là bảo hiểm tài sản, bảo hiểm trách nhiệm, bảo hiểm cơ giới, bảo hiểm bồi thường nhân viên và bảo hiểm tạm dừng kinh doanh....

- Nghiên cứu các lựa chọn của bạn. Như bất kỳ quyết định mua sắm nào, bạn cần hiểu rõ những lựa chọn của mình. Hãy tìm hiểu kỹ lưỡng về các chính sách bảo hiểm, phí bảo hiểm… và so sánh chúng với nhau.

Cuối cùng, bạn hãy lưu ý đến một vài quy tắc chung liên quan đến hoạt động bảo hiểm:

- Xem việc mua bảo hiểm như một chính sách phối kết hợp, nghĩa là bạn sẽ mua bảo hiểm cho cả tài sản và trách nhiệm. Điều này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể chi phí.

- Tìm kiếm các gói bảo hiểm dành cho những công ty nhỏ bao gồm nhiều loại hình bảo hiểm khác nhau. Các gói bảo hiểm này sẽ rẻ hơn rất nhiều so với việc mua từng loại bảo hiểm riêng biệt tại những công ty khác nhau.

- Tìm hiểu xem các Hiệp hội nhà nghề, Phòng thương mại, Tổ chức kinh doanh tại địa phương bạn có cung cấp bảo hiểm theo nhóm hay không. Nếu có, bạn nên tham gia ngay và tỷ lệ rủi ro của bạn sẽ giảm đi rất nhiều.

68. Tại sao chúng ta không thể là những người bạn?:

Bản thoả thuận không cạnh tranh là gì? Nó có vai trò như thế nào? Những ai nên ký vào đó?

Bản thoả thuận không cạnh tranh là một dạng hợp đồng giữa bạn và nhân viên của bạn, theo đó các nhân viên cam kết sẽ không sử dụng các thông tin hay các địa chỉ liên hệ của công ty vào những mục đích gây tổn hại cho hoạt động kinh doanh của bạn, trong trường hợp nhân viên chuyển sang làm việc cho các đối thủ cạnh tranh, hay thành lập công ty riêng để cạnh tranh trực tiếp với bạn.

Vậy nhân viên nào nên ký vào thoả thuận hạn chế cạnh tranh? Tuỳ thuộc vào từng công ty mà các điều kiện lựa chọn sẽ thay đổi. Nhưng có một danh sách chung bạn có thể tham khảo. (Từ “nhân viên” bao gồm cả các giám đốc cấp cao, nhà quản lý, giám sát và các nhân viên tham gia trực tiếp vào sản xuất kinh doanh):

- Các nhân viên có liên quan tới hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm.
- Các nhân viên có liên quan tới quy trình thiết kế, sản xuất, cơ khí và chế tạo sản phẩm.
- Các nhân viên liên quan tới các sản phẩm được công ty bạn sản xuất và cung cấp độc quyền.
- Các nhân viên bán hàng và dịch vụ thường xuyên liên hệ với khách hàng hay quản lý những thông tin khách hàng nhạy cảm.
- Các nhân viên có quyền tiếp cận các thông tin kinh doanh quan trọng hay các bí quyết thương mại.
- Đặc biệt các nhân viên từ trước đến nay biết rõ ràng, đầy đủ thông tin về hoạt động kinh doanh của bạn, điều có thể cho phép họ khởi sự một công ty cạnh tranh trực tiếp.

69. Văn bản hóa mọi thứ:

Nếu bạn đang kinh doanh với một đối tác nào đó, cho dù đó là khách hàng hay nhà cung cấp, bạn sẽ cần tới một bản hợp đồng. Bạn có thể nhờ một công ty luật tư vấn và soạn thảo giúp bạn hợp đồng, nhưng lý tưởng nhất là bạn tự mình làm lấy công việc này. Vậy, bản hợp đồng nên bao gồm những gì? Dưới đây là các bộ phận cấu thành quan trọng của bản thoả thuận hợp tác kinh doanh:

- Các bên ký kết hợp đồng. Phần này bao gồm tên công ty, giám đốc, địa chỉ kinh doanh, điện thoại... cho dù đó là khách hàng hay nhà cung cấp.

- Quyền lợi của từng bên. Bạn nên đưa nội dung quyền và lợi ích của các bên vào ngôn ngữ pháp lý.

- Những điều khoản chính của hợp đồng. Ví dụ, các bên sẽ cam kết thực hiện những gì. Một cách hiển nhiên, đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng. Bạn cần làm cho những chi tiết đó càng cụ thể bao nhiêu càng tốt bấy nhiêu, chẳng hạn danh sách công việc cần làm, các chi phí thanh toán, thời gian thanh toán, hiệu lực hợp đồng ....

- Thực thi. Hãy đảm bảo rằng các bên đều ký vào bản hợp đồng và người ký có đủ thẩm quyền theo đúng quy định.

- Ngày tháng. Ngày tháng ký kết hợp đồng

- Giao hợp đồng. Bạn cần đảo bảo rằng mỗi bên đều nhận được một bản hợp đồng có đầy đủ chữ ký của các bên.

70. Bảo vệ những tài sản nhạy cảm:

Các tài sản như quyền sở hữu trí tuệ, bí quyết thương mại, công thức định giá, danh sách khách hàng, kế hoạch kinh doanh, công thức chế tạo và những tài sản quan trọng khác cần được bảo vệ cẩn mật, tránh sự sao chép, ăn cắp của các đối thủ cạnh tranh. Dưới đây là 5 cách để bảo vệ các ý tưởng và các tài sản nhạy cảm khác của công ty bạn:

- Sáng chế, bản quyền và nhãn hiệu. Đây là những chế định pháp lý ghi nhận quyền sở hữu và tạo dựng những bảo vệ pháp lý, giúp bạn bảo vệ tài sản của mình. Bạn nên nhờ các luật sư trợ giúp công đoạn này.

- Các bản thoả thuận bảo mật hay không tiết lộ. Đây là tài liệu xác nhận cam kết của các bên sẽ giữ kín một số dữ liệu và thông tin bí mật, tuyệt đối không được tiết lộ cho bên thứ ba biết. Ở đây, bạn cũng nên nhờ đến sự trợ giúp của các luật sư tư vấn.
- Mật khẩu máy tính, két an toàn và các tủ hồ sơ dữ liệu có khoá. Khi được sử dụng chính xác, chúng có thể hạn chế việc tiếp cận nguồn thông tin nhạy cảm của một số nhân viên không có thẩm quyền hay có ý đồ xấu.

- Sao lưu dữ liệu. Việc sao lưu là rất cần thiết. Các tài liệu ở dạng điện tử nên được sao lưu vào một máy chủ tại các địa điểm khác nhau, hay trên một đĩa nén, đĩa CD,.... Bạn hoàn toàn không nên cố gắng “sao lưu” mọi thứ trong đầu mình.

[You must be registered and logged in to see this link.]