Trang Chính
Nhung loi khuyen khi su dung excel
1. Di chuyển nhanh trong bảng tính:
Trong một dòng hay cột dữ liệu, để di chuyển đến ô dữ liệu đầu tiên hoặc cuối cùng, thông thường bạn nhấn phím Ctrl và kết hợp với các phím mũi tên tương ứng, chẳng hạn như để đi đến ô dữ liệu cuối cùng trong cột thì bạn nhấn phím Ctrl và phím mũi tên xuống. Có một cách khác để di chuyển nhanh hơn là bạn hãy bấm kép vào cạnh của ô hiện tại theo hướng mà bạn muốn chuyển đến, ví dụ như để chuyển đến ô dữ liệu cuối cùng trong cột thì bạn bấm kép vào cạnh dưới của ô hiện tại, để chuyển đến ô dữ liệu đầu tiên trong dòng thì bấm kép vào cạnh trái của ô hiện tại.
2. Sắp xếp dữ liệu theo dòng:
Thông thường, khi sắp xếp khối dữ liệu, Excel sẽ sắp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo từng cột. Nhưng nếu trường hợp có dữ liệu mà bạn cần phải sắp xếp theo dòng thì sao? Rất đơn giản, bạn hãy vào menu Data\Sort, bấm nút Options, chọn Sort left to right trong phần Orientation, bấm OK, sau đó bấm OK là xong.
Bạn để ý trong hộp thoại Sort ở hộp Sort by trước đây hiện Column (sắp theo cột), nhưng sau khi bạn chọn lại như trên thì nó đổi thành Row (sắp theo dòng).
3. Chép nhanh một sheet:
Một phương pháp thường dùng khi cần chép một sheet có dữ liệu được định dạng sang một sheet mới là đóng khối toàn bộ dữ liệu của sheet cần chép, rồi nhấn Ctrl+C, sau đó vào Insert\Worksheet tạo sheet mới rồi nhấn Ctrl+V. Cách làm này khá mất thời gian và dạng dữ liệu khi chép sang có thể không đúng như ban đầu. Đơn giản hơn, bạn nhấn giữ phím Ctrl trong khi kéo tên sheet có dữ liệu cần chép sang trái hoặc sang phải và đặt vào chỗ mong muốn. Điều này sẽ tạo ra một sheet mới có dữ liệu giống toàn bộ như sheet ban đầu (kể cả dạng thức của nó), bạn chỉ cần đổi lại tên sheet và thay đổi một số dữ liệu (nếu cần thiết) ở sheet mới này là xong.
4. Gõ công thức dài:
Việc nhập một công thức quá dài trong bảng tính đôi khi sẽ làm cho người khác rất khó xem và theo dõi. Thay vì vậy, bạn hãy chia công thức ra thành từng đoạn và cho xuống dòng để dễ nhìn hơn bằng cách nhấn phím Alt+Enter ở chỗ cần xuống dòng (bạn lưu ý là phải đặt con trỏ ở trước toán tử hoặc phía sau dấu ngoặc đơn mở của tên hàm khi xuống dòng). Ví dụ công thức sau: =IF(A1>1, “Đúng”, “Sai”), nếu xuống dòng sau hàm IF thì phải đặt con trỏ trước chữ “A”; còn công thức có dạng như =A1+B1 và muốn xuống dòng sau “A1” thì đặt con trỏ trước dấu “+”.
5. Xóa ô:
- Khi bạn bấm chuột phải vào ô cần xóa và chọn Delete từ menu thì ô sẽ bị xóa hẳn và các ô còn lại xung quanh sẽ được dồn tới.
- Chọn một ô hoặc kết hợp với phím Ctrl (hay Shift) để chọn nhiều ô cần xóa rồi nhấn phím Delete. Với cách này, nội dung ô bị xóa nhưng dạng ô vẫn còn và các ô xung quanh không dồn tới.
- Vào menu Edit\Clear, chọn All (xóa toàn bộ nội dung ô kể cả dạng và các ghi chú nếu có), chọn Formats (chỉ xóa dạng của ô, không xóa nội dung ô), chọn Contents (giống như nhấn phím Delete, chỉ xóa nội dung ô nhưng còn giữ nguyên dạng), chọn Comments (chỉ xóa mỗi ghi chú trong ô nếu có).
6. Quản lý các ghi chú (Comment):
Khi bạn tạo ghi chú cho ô (menu Insert\Comment), một dấu tam giác sẽ hiện ra ở góc trên bên phải ô. Để xem ghi chú, bạn đưa trỏ chuột đến dấu tam giác đó và hộp ghi chú chứa nội dung sẽ hiện ra. Nhưng khi bạn đưa trỏ chuột ra ngoài dấu đó thì ghi chú sẽ biến mất và còn một điều nữa là mỗi lần bạn chỉ xem được một ghi chú cho từng ô mà thôi. Để khỏi phải tốn công xem như thế, bạn có thể cho hiện tất cả ghi chú của các ô bằng cách vào menu Tools\Options, chọn thẻ View, chọn Comment & indicator trong phần Comments. Các ghi chú hiện ra đôi khi làm bạn khó xem (chúng có thể bị xếp chồng lên nhau), nhưng không sao! Bạn có thể kéo các hộp ghi chú (tại cạnh của chúng) và đặt ở chỗ bạn dễ nhìn nhất.
1. Di chuyển nhanh trong bảng tính:
Trong một dòng hay cột dữ liệu, để di chuyển đến ô dữ liệu đầu tiên hoặc cuối cùng, thông thường bạn nhấn phím Ctrl và kết hợp với các phím mũi tên tương ứng, chẳng hạn như để đi đến ô dữ liệu cuối cùng trong cột thì bạn nhấn phím Ctrl và phím mũi tên xuống. Có một cách khác để di chuyển nhanh hơn là bạn hãy bấm kép vào cạnh của ô hiện tại theo hướng mà bạn muốn chuyển đến, ví dụ như để chuyển đến ô dữ liệu cuối cùng trong cột thì bạn bấm kép vào cạnh dưới của ô hiện tại, để chuyển đến ô dữ liệu đầu tiên trong dòng thì bấm kép vào cạnh trái của ô hiện tại.
2. Sắp xếp dữ liệu theo dòng:
Thông thường, khi sắp xếp khối dữ liệu, Excel sẽ sắp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần theo từng cột. Nhưng nếu trường hợp có dữ liệu mà bạn cần phải sắp xếp theo dòng thì sao? Rất đơn giản, bạn hãy vào menu Data\Sort, bấm nút Options, chọn Sort left to right trong phần Orientation, bấm OK, sau đó bấm OK là xong.
Bạn để ý trong hộp thoại Sort ở hộp Sort by trước đây hiện Column (sắp theo cột), nhưng sau khi bạn chọn lại như trên thì nó đổi thành Row (sắp theo dòng).
3. Chép nhanh một sheet:
Một phương pháp thường dùng khi cần chép một sheet có dữ liệu được định dạng sang một sheet mới là đóng khối toàn bộ dữ liệu của sheet cần chép, rồi nhấn Ctrl+C, sau đó vào Insert\Worksheet tạo sheet mới rồi nhấn Ctrl+V. Cách làm này khá mất thời gian và dạng dữ liệu khi chép sang có thể không đúng như ban đầu. Đơn giản hơn, bạn nhấn giữ phím Ctrl trong khi kéo tên sheet có dữ liệu cần chép sang trái hoặc sang phải và đặt vào chỗ mong muốn. Điều này sẽ tạo ra một sheet mới có dữ liệu giống toàn bộ như sheet ban đầu (kể cả dạng thức của nó), bạn chỉ cần đổi lại tên sheet và thay đổi một số dữ liệu (nếu cần thiết) ở sheet mới này là xong.
4. Gõ công thức dài:
Việc nhập một công thức quá dài trong bảng tính đôi khi sẽ làm cho người khác rất khó xem và theo dõi. Thay vì vậy, bạn hãy chia công thức ra thành từng đoạn và cho xuống dòng để dễ nhìn hơn bằng cách nhấn phím Alt+Enter ở chỗ cần xuống dòng (bạn lưu ý là phải đặt con trỏ ở trước toán tử hoặc phía sau dấu ngoặc đơn mở của tên hàm khi xuống dòng). Ví dụ công thức sau: =IF(A1>1, “Đúng”, “Sai”), nếu xuống dòng sau hàm IF thì phải đặt con trỏ trước chữ “A”; còn công thức có dạng như =A1+B1 và muốn xuống dòng sau “A1” thì đặt con trỏ trước dấu “+”.
5. Xóa ô:
- Khi bạn bấm chuột phải vào ô cần xóa và chọn Delete từ menu thì ô sẽ bị xóa hẳn và các ô còn lại xung quanh sẽ được dồn tới.
- Chọn một ô hoặc kết hợp với phím Ctrl (hay Shift) để chọn nhiều ô cần xóa rồi nhấn phím Delete. Với cách này, nội dung ô bị xóa nhưng dạng ô vẫn còn và các ô xung quanh không dồn tới.
- Vào menu Edit\Clear, chọn All (xóa toàn bộ nội dung ô kể cả dạng và các ghi chú nếu có), chọn Formats (chỉ xóa dạng của ô, không xóa nội dung ô), chọn Contents (giống như nhấn phím Delete, chỉ xóa nội dung ô nhưng còn giữ nguyên dạng), chọn Comments (chỉ xóa mỗi ghi chú trong ô nếu có).
6. Quản lý các ghi chú (Comment):
Khi bạn tạo ghi chú cho ô (menu Insert\Comment), một dấu tam giác sẽ hiện ra ở góc trên bên phải ô. Để xem ghi chú, bạn đưa trỏ chuột đến dấu tam giác đó và hộp ghi chú chứa nội dung sẽ hiện ra. Nhưng khi bạn đưa trỏ chuột ra ngoài dấu đó thì ghi chú sẽ biến mất và còn một điều nữa là mỗi lần bạn chỉ xem được một ghi chú cho từng ô mà thôi. Để khỏi phải tốn công xem như thế, bạn có thể cho hiện tất cả ghi chú của các ô bằng cách vào menu Tools\Options, chọn thẻ View, chọn Comment & indicator trong phần Comments. Các ghi chú hiện ra đôi khi làm bạn khó xem (chúng có thể bị xếp chồng lên nhau), nhưng không sao! Bạn có thể kéo các hộp ghi chú (tại cạnh của chúng) và đặt ở chỗ bạn dễ nhìn nhất.
